Tietosuojailmoitus - Somakiss ry
Rekisterinpitäjä
Somakiss ry, 0925039-9
Kotipaikka Helsinki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilö on yhdistyksen puheenjohtaja Eveliina Jurmu pj(at)somakiss.net
Rekisterin nimi
Somakiss ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterissä on tieto yhdistykseen kuuluvista henkilö- ja kannatusjäsenistä jäsenyyteen kuuluvien palveluiden hoitamiseksi. Somakiss ry:n tarkoituksena on edistää ja valvoa somalien ja abessinialaisten kasvatusta ja tunnetuksi tekemistä sekä toimia näistä roduista kiinnostuneiden yhdyssiteenä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on siten yhdistyksen toiminnasta ja rotuasioista tiedottaminen jäsenistölle.
Yhdistyksen jäsenyys perustuu aina käyttäjän ilmaisemaan omaan ja nimenomaiseen pyyntöön. Jäseneksi haetaan yhdistyksen verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella. Hakulomakkeella annetut tiedot säilytetään vain, jos henkilö hyväksytään Somakiss ry:n jäseneksi.
Rekisterin tietosisältö ja käyttötarkoitus
Rekisterissä on tiedot yhdistykseen kuuluvista henkilö- ja kannatusjäsenistä jäsenyyteen kuuluvien palveluiden hoitamiseksi.
- henkilön nimi
- sähköpostiosoite
- jäsenyyden tyyppi
- tieto suoritetuista jäsenmaksuista
Somakiss ry:ssa käsiteltäviä välttämättömiä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja postiosoite. Näiden perusteella henkilöt voidaan liittää yhdistyksen jäseniksi ja heille voidaan toimittaa tarvittavat tiedot jäsenmaksun maksamiseksi sekä postittaa jäsenlehti. Jäsentietoja voidaan hyödyntää yhdistyksen tapahtumien markkinoinnissa sekä ajankohtaisista uutisista tiedottamisessa sähköpostitse.
Yhdistyksellä on vain jäsenille tarkoitettuja palveluja, kuten yhdistyksen kotisivujen jäsenosio, yhdistyksen valjaslainaamo ja jäsenille tarkoitettu Facebook-ryhmä. Näiden palveluiden käyttämistä varten henkilön jäsenyys voidaan tarkistaa jäsenrekisteristä.
Yhdistyksen jäsenten tiedot ovat Yhdistysavain-järjestelmässä, jonka kautta yhdistyksen taloushallinto ja maksuliikenne hoidetaan. Jäsenrekisterin tietoihin on pääsy yhdistyksen hallituksen jäsenillä.
Yhdistys ylläpitää myös terveysrekisteriä, johon kerätään tiedot yhdistyksen pentulomakkeen kautta. Pentuetietolomakkeella kerätyt tiedot käsitellään ja säilytetään luottamuksellisesti. Yksilöivät tunnistetiedot, kuten kasvattajanimi, kissojen nimet ja syntymäajat jäävät ainoastaan terveysrekisterin ylläpitäjän tietoon. Somakiss ry voi luovuttaa kerättyjä tietoja anonymisoituna yhdistyksen hallituksen hyväksymille tahoille tutkimustarkoituksiin, sekä tuottaa lehteen ja kotisivuille visualisointeja anonymisoidusta tilastotiedosta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenhakulomake, jäsenen omat ilmoitukset ja verkkomaksut.
Henkilötietojen käsittelyperiaatteet
Somakiss ry ei luovuta mitään käsittelemiään tietoja eteenpäin. Henkilötietoja hyödynnetään ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Nämä tarkoitukset on kuvattu edellä kohdassa ‘Rekisterin tietosisältö ja käyttötarkoitus’.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Järjestelmien käyttäjät huolehtivat, että heillä on käytössään riittävän vahva salasanasuojaus. Pääsy jäsenrekisterin tietoihin on ainoastaan erikseen nimetyillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja, jäsenhakemusta ja samalla nimenomaista suostumusta henkilötietojen käsittelyyn säilytetään niin kauan kuin henkilö on Somakiss ry:n jäsen. Jäsen voi koska tahansa pyytää ylläpitäjältä jäsentietojensa poistamista. Pyynnöt käsitellään viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Henkilö voi milloin tahansa päättää jäsenyytensä Somakiss ry:ssa ottamalla yhteyttä yhdistyksen vastuuhenkilöön sähköpostitse jäsenrekisteri(at)somakiss.net, jolloin jäsenen kaikki tiedot poistetaan jäsenrekisteristä.
Jäsenellä on oikeus korjata virheellinen henkilötieto. Nimen tai sähköpostiosoitteen muuttuessa on muuttunut tieto viipymättä ilmoitettava yhdistykselle.